Videokonferencoj taŭgas pli bone

Teamoj ofte kunlaboras en distanco. Studoj montras: la rezultoj estas pli bonaj se la teamoj komunikas inter si per video anstataŭ nur per telefono kaj retpoŝto.

En grandaj entreprenoj la virtuala kunlaboro jam delonge estas ĉiutagaĵo. Ofte teamoj laboras el pluraj lokoj kaj komunikas per telefono, retpoŝto aŭ videokonferenco. Intertempe en Germanio jam triono de la malgrandaj kaj mezgrandaj entreprenoj uzas la interreton por plifaciligi la komunikadon. Finfine tio ja ŝparas kostojn de vojaĝado kaj de laborforto kaj krome ankaŭ ŝparas tempon ekzemple ankaŭ tiam kiam projektoj estas realigataj el diversaj sidejoj aŭ kiam kunlaborantoj laboras survoje aŭ en hejma oficejo.

Tiu tendenco daŭros. Enketoj inter labordonantoj montras ke jam dum la venontaj kvin jaroj la kvoto de virtualaj teamoj plialtiĝos al du trionoj. Ŝajnas ke la klasika modelo de mitingo en la firmao fariĝos malaktuala.

La nova virtuala kunlaboro certe ŝparas monon - sed ĉu ĝi estas ankaŭ efika? Nome ekzistas ja ankaŭ potencialo por malkongruecoj. Virtualaj teamoj ja ofte kunmetiĝas sen antaŭplanado kaj la teamanoj ne persone konas unu la aliajn. Tio malfaciligas la kreiĝon de teamo kaj ebligas miskomprenojn - precipe en kazoj en kiuj la komunikado okazas trans landaj kaj lingvaj limoj.

Pluraj esploroj montras kiujn problemojn alportas la nova formo de komunikado. Ekspertoj pri entreprena mastrumado en Munkeno esploris kial en virtualaj teamoj la kunlaboro ne glate funkcias. Ilia tezo diras: Multaj el tiuj teamoj funkcias tiel kvazaŭ la distancoj ne ekzistus kaj ke la teamo estus tute tradicia. Mankas tie la specifa gvidado kaj tial tiuj teamoj ne kontentige funkcias.

Kaj aliaj esploristoj montris ke la formo de komunikado estas decida faktoro por la sukceso. Ili faris eksperimenton kun du specoj de teamoj: virtualaj kaj tiaj kiuj komunikas per videokonferencoj. Tiucele ili dividis la testantojn en du loke separitajn grupojn kaj donis al ili funkciojn: ekzemple gvidanto kaj kunlaboranto. Ili donis al ili du kompleksajn taskojn, ekzemple la reorganizadon de parto de entrepreno. Ĉiam la buĝeto estis malabunda kaj samtempe ekzistis intereskonfliktoj.

Ĉiuj grupoj prilaboris unu el ambaŭ taskoj helpe de telefono kaj retpoŝto kaj la alian taskon ili plenumis helpe de videokonferenco.
La rezulto montris ke en la videokonferenco okazis signife malpli da miskomprenoj inter la testantoj, la laborkunsidoj estis pli efikaj kaj pli harmoniaj. La interkonsiliĝo helpe de retpoŝto kaj telefono aliflanke funkciis esence malpli efike. Okazis miskomprenoj, la agordado de informoj kaj opinioj okazis nur trans du personoj anstataŭ transiri al la tuta grupo. Ofte ideoj resti senkonsideraj.

Oni pridemandis la teamanojn pri ilia engaĝiĝo kaj enligiĝo en la projekto. La plimulto de la testantoj indikis ke ili preferas la videokonferencon kiel la pli bonan rimedon. Pli ol 70 procentoj el ili havis la impreson ke iliaj ideoj kaj kontribuoj trovis pli fortan konsideron kaj tial ili ankaŭ pli forte identigis sin kun la rezulto de la laboro. Entute pli ol la duono prijuĝis la diskutojn en la videokonferenco pli malfermaj. Ankaŭ la sento aparteni al teamo tie estis pli forta.

Ankaŭ aliaj komparoj montras ke la aplikado de videokonferencoj estas pli efika ol la nura komunikado per interreto kaj telefono. Senresponde restis la demando ĉu la videokonferenco subiĝas al ĉeestaj teamoj en kiu ĉiuj partoprenantoj senpere povas komuniki. Oni povas supozi ke la teknikaj eblecoj ja ofertas avantaĝojn, sed ke aliflanke la klasikaj formoj de kunlaboro restas gravaj.